Eingangsrechnungen
Vom PDF bis zur Zahlung — ohne Abtippen
Eingangsrechnungen · Kreditorenworkflow
Sechsundzwanzig Arbeitstage im Jahr, nur fürs Abtippen.
Dazu kommen die Fehler, die erst bei der Zahlung auffallen.
Eingangsrechnungen prüfen, kontieren, zahlen und mit der Kreditkartenabrechnung abgleichen, auf Workflow+, WorkForm+ und büro+. Bei vier Kunden produktiv, dazu in unserer eigenen Buchhaltung.
Alle Namen, Firmen und Zahlen in den Abbildungen sind Beispieldaten.
Wir haben es zuerst bei uns selbst eingeschaltet
Entwickelt haben wir die Eingangsrechnungs-Automation zuerst für einen Kunden. Danach haben wir sie in unserer eigenen Buchhaltung eingeschaltet. Schwachstellen bemerkt man im eigenen Haus schneller als beim Kunden. Inzwischen läuft sie bei vier Betrieben im Tagesgeschäft.
Vier Kunden produktiv
In vier Betrieben läuft die Automation im Tagesgeschäft. Beim ersten ist der Prozess entstanden, inklusive Regelwerk für den Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang.
Unsere eigene Buchhaltung
Jede Eingangsrechnung des Hauses läuft durch dieselben vier Stufen, die weiter unten zu sehen sind. Störungen bemerken wir deshalb in der Regel, bevor ein Kunde anruft.
Weitere in Umsetzung
Bei weiteren Betrieben läuft die Einführung. Der Ablauf bleibt dabei im Kern derselbe; angepasst werden Toleranzen, Freigabegrenzen und Zuständigkeiten.
Rechnen Sie es einmal für Ihren Betrieb durch
Eine Eingangsrechnung kommt als PDF per Mail. Jemand öffnet sie, sucht die passende Bestellung, vergleicht Positionen und Preise, klärt Abweichungen mit dem Besteller, erfasst, kontiert, gibt frei. Vier Minuten pro Beleg sind dafür knapp gerechnet.
260 × 12 × 4 Minuten = 12'480 Minuten = 208 Stunden. Das sind sechsundzwanzig Arbeitstage à acht Stunden.
Teurer als die Zeit sind meist die Fehler, die bei der Handarbeit durchrutschen: eine Position, die nie bestellt wurde, ein Stundensatz, der so nie vereinbart war, eine Fremdwährungsdifferenz. Bemerkt wird das oft erst, wenn die Zahlung schon draussen ist.
Die Zahlen oben sind ein Rechenbeispiel für einen mittleren Betrieb, keine Messung aus Ihrem Haus. Genau das schauen wir uns gemeinsam an.
Vier Stufen, eine Belegkette
Jede Stufe hat eine klare Zuständigkeit. Nichts wird stillschweigend weitergeschoben, und an jedem Übergang ist nachvollziehbar, wer was freigegeben hat.
Fachliche Prüfung
Die Rechnung wird aus dem Postfach geholt und ausgelesen. Liegt eine strukturierte Rechnung vor, nutzen wir direkt die enthaltene XML, sonst werden die Felder extrahiert. Danach läuft der Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang nach eigenem Regelwerk.
- Weicht der Endbetrag ab, meldet das System nicht «Fehler», sondern um welchen Betrag
- Der Besteller bestätigt die sachliche Richtigkeit oder beanstandet mit Begründung
- Kostenstelle wird vorgeschlagen, Zuständiger kann zugewiesen werden
- Beanstandungen bleiben mit Datum, Uhrzeit und Kürzel am Beleg
Die Sperr-Info nennt die Differenz zwischen Beleg und Rechnung. Beispieldaten.
Freigabe und Kontierung
Gesperrte Belege werden kontiert und freigegeben. Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle lassen sich einzeln oder auf alle Positionen gleichzeitig setzen. Bezeichnungen können übernommen oder aus Vorschlägen gewählt werden.
- Fremdwährung und Rundungsdifferenzen werden angezeigt, nicht verschluckt
- Bagatellbeträge sind als solche erkennbar und getrennt behandelbar
- Freigeben entfernt die Sperre und bucht den Beleg in einem Schritt
- Belege, die weder gesperrt noch gebucht sind, werden aktiv gemeldet
Kontierung mit Steuerschlüssel und Kostenstelle. Beispieldaten.
Zahlungsausführung
Aus den gebuchten, unbezahlten Belegen entsteht die Zahlungsdatei im Format pain.001. Zahlungsziel, Skonto und Belastungskonto nach Belegwährung sind je Zahlung sichtbar, Gutschriften lassen sich verrechnen.
- QR-Rechnung, QR-IBAN und QR-Referenz werden mitgeführt
- Belastungskonto automatisch nach Belegwährung oder manuell wählbar
- Einzelne Belege können ohne Zahlungsdatei als bezahlt markiert werden
- Die Freigabekette bleibt am Beleg dokumentiert
Zehn zahlbare Belege, eine Zeile bereits verrechnet. Beispieldaten.
Kreditkarte
Die Kartenabrechnung wird importiert und Transaktion für Transaktion gegen die offenen Posten abgeglichen. Transaktionen ohne passenden offenen Posten bleiben stehen und werden gemeldet.
- Bearbeitungszuschläge laufen direkt in die Buchhaltung
- Transaktionen ohne Gegenstück werden als «kein OP» ausgewiesen
- Saldoübertrag auf das Hauptkonto ist als interne Buchung erkennbar
- Die Abrechnung wird als Ganzes abgeschlossen, nicht Zeile für Zeile vergessen
Kartenabrechnung gegen offene Posten. Beispieldaten.
Was eindeutig ist, läuft durch. Was abweicht, geht an einen Menschen.
Wir verkaufen keine Vollautomatik. Eine Rechnung, die zur Bestellung passt, wird ohne Zutun weitergegeben. Eine Rechnung mit einer Position, die niemand bestellt hat, landet in einer Prüfmaske, und dort entscheidet ein Mensch.
Das ist Absicht und kein Zwischenstand, bis die Erkennung besser wird. Geprüft wird weiterhin von Hand, aber nur noch dort, wo es tatsächlich etwas zu entscheiden gibt.
Nachvollziehbar
Jede Freigabe, jede Beanstandung und jeder Kostenstellenvorschlag bleibt mit Zeitstempel und Kürzel am Beleg. Die Belegkette ist vollständig, ohne Zweitsystem.
Im eigenen ERP
Gebucht wird in büro+. Es entsteht keine parallele Datenhaltung, die irgendwann auseinanderläuft, und kein zusätzliches Portal, in dem sich niemand anmeldet.
Nach Ihrem Regelwerk
Toleranzen, Freigabegrenzen, Bagatellbeträge und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren Vorgaben. Der Ablauf ist bei allen Kunden derselbe, die Einstellungen sind es nicht.
Drei Bausteine, die Sie zum Teil schon haben
Workflow+ übernimmt die Automation: Mailabruf, Auslesen, Abgleich, Regelwerk und die Erzeugung der Zahlungsdatei.
WorkForm+ liefert die Masken für Prüfung, Kontierung und Freigabe, also das, was auf den Abbildungen zu sehen ist.
büro+ von microtech bleibt das führende System. Dort wird gebucht, dort liegen Kreditoren, Bestellungen und offene Posten.
Wenn Sie büro+ bereits mit Bestellwesen einsetzen, ist der Aufwand für den Einstieg deutlich kleiner. Der Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang kann dann direkt aufsetzen.
Wann sich der Prozess rechnet
- büro+ im Einsatz (microtech ERP)
- Ab etwa fünfzig Eingangsrechnungen im Monat
- Ein zentrales Postfach für Rechnungen oder die Bereitschaft, eines einzurichten
Häufige Fragen
Die Zahl kommt nach dem Erstgespräch, nicht davor. Der Aufwand hängt davon ab, wie Ihr Rechnungseingang heute aussieht, ob Bestellwesen im Einsatz ist und wie viele Ausnahmen Ihr Regelwerk kennt. Eine Spanne auf dieser Seite wäre entweder so weit, dass sie nichts aussagt, oder so eng, dass sie nicht stimmt.
Namentlich nicht. Der Aufhänger dieser Seite ist, dass wir das Verfahren bei uns selbst einsetzen; dafür steht unser eigener Name gerade. Über die Umsetzung bei einem der vier Kunden sprechen wir gerne im Gespräch, sobald klar ist, dass Ihr Fall vergleichbar ist.
Nein. Gebucht wird in büro+, die Masken laufen auf WorkForm+, die Automation auf Workflow+. Es entsteht keine parallele Datenhaltung und kein zusätzliches Portal.
Sie landet in der Prüfmaske und wird dort korrigiert und gebucht. Das ist der vorgesehene Weg, kein Ausfall. Bei Abweichungen entscheidet ohnehin ein Mensch.
Zwei Themen, die oft dazugehören. Verlangt einer Ihrer Grosskunden Bestellungen und Rechnungen als EDIFACT oder openTRANS, ist das ein anderer Fall. Dazu gibt es EDI aus Ihrem ERP heraus.
Und wenn es um die gesetzliche Pflicht geht, also XRechnung und ZUGFeRD ab 2027, steht das ebenfalls separat: E-Rechnung aus büro+ heraus.
Rechnungseingang prüfen lassen
Beschreiben Sie kurz, wie Ihre Eingangsrechnungen heute laufen. Wir sagen Ihnen, was eine Automatisierung an dieser Stelle konkret bedeuten würde. Auch dann, wenn die Antwort lautet, dass sie sich für Sie nicht lohnt.
Lieber direkt sprechen? verkauf@alphacom.ch
